Překvapivě vysoké procento podnikatelů vidí účetnictví jen jako nutné zlo. Něco, co předepisuje zákon a co pro ně nemá vysokou přidanou hodnotu. Podle mě to není pravda. Účetnictví může být skvělým zdrojem informací o firmě (podle mě dokonce zdrojem nenahraditelným). Základem je ale dobře fungující spolupráce podnikatel / účetní. Níže dávám několik tipů, podle čeho si vybrat účetní firmu, případně jak s ní spolupráci nastavit.
- Vedení účetnictví je služba jako každá jiná. A platíte za ní. Kolikrát hodně peněz. Proto věnujte alespoň trochu času tomu, abyste věděli, za co platíte. Případně porovnejte několik nabídek. Z mé zkušenosti cena závisí především od počtu zpracovaných dokumentů (faktur). A také od toho, jestli používáte svůj SW, nebo si ho pronajímáte od účetní firmy. V ceně může být i napojení na banku. Nebo si ho platíte sami. Spolupráce může obsahovat i další služby, například daňové poradenství. Zkrátka věnujte cenovému srovnání pozornost a nekoukejte se pouze na výši měsíční platby. Například často měsíční paušál může obsahovat pouze vedení účetnictví, za podání daňového přiznání se platí zvlášť. V dodatečných nákladech potom může cena vyskočit na několikanásobek toho, co jste původně viděli v reklamě.
- Dejte účetnímu zadání. Domluvte si proces, jak si budete předávat data. Domluvte si účetní osnovu – na tom hodně závisí, jak bude pro vás účtovat a jak moc budou potom použitelná účetní data (psal jsem zde). Když zadání nedáte, bude vždy účtovat tak, jak je to pro něj nejjednodušší. A vy to už zpětně nezměníte.
- Domluvte si SLA – tj. že vám účetní zpracuje veškeré doklady a výpisy z účtu do určitého data. Nebo v průběhu několika dní od předání. Rychlost je opravdu důležitá. Jestliže vaše účetní firma chronicky nestíhá, nebo dodává pozdě, je čas na změnu.
- Velkou výhodou je zpracování dat na dálku, možnost elektronického předávání dat. V 21. století už naštěstí není podmínkou předávat dokumenty papírově. Existují firmy (je u nás několik firem, které se propagují jako 100% online služba), kterým stačí k zaúčtování elektronická kopie nebo verze dokumentu. Opět platí, že rychlost je důležitá, stejně jako kvalita. Z mé zkušenosti firmy, které trvají na předání papírových dokumentů většinou prostě nestíhají, potom platí vše výše uvedené.
- Podle mě je lepší, jestliže firma používá obecně rozšířený SW než když staví na vlastním vývoji. Z jednoho důvodu – v okamžiku, kdy se rozhodnete od firmy odejít, můžete si s sebou vzít data, koupit si licenci programu a účtovat dále sami. U SW, který si firma vyvinula na míru si s sebou nic neodnesete.
- Nečekejte, že účetní bude váš daňový poradce. Nebo finanční ředitel. Platíte si ho, že účtuje vaše faktury a počítá vám daně. Jestliže se tak výslovně nedomluvíte (a asi i nezaplatíte), většinou vás nebude upozorňovat, že utrácíte příliš. Nebo že byste mohli někde ušetřit, zaplatit nižší daň. Opak je spíše výjimkou.
- Nedávno jsem viděl reklamu, že můžete mít účetnictví v aplikaci na mobilu. Neustále online. Upřímně, já jsem nikdy nepocítil ani nejmenší nutkání koukat se do účetnictví na mobilu. A protože jsem to vyzkoušel, můžu říct, že několik pestrobarevných grafů není účetnictví. Podle mě je lepší dát si někdy od účetnictví pokoj. Jsou zajímavější věci, co se dají sledovat na telefonu. A jsou mnohem zajímavější věci než telefon.
Přeji všem šťastnou ruku při výběru!