Většina e-shopařů účetní data ignoruje, nebo se s nimi potká maximálně jednou za rok, když platí daně, a to ve formě standardních účetních výkazů (rozvaha, výsledovka). Výkazy obsahují agregovaná data, navíc se v nich podle mé zkušenosti málokdo vyzná. Účetní data ale obsahují mnoho zajímavého a navíc se dají docela jednoduše zpracovat. Je k tomu potřeba excel, trochu času a účetní deník
Co je účetní deník
Jsou to chronologicky uspořádané účetní záznamy seřazené podle data tak, jak je zaúčtovala vaše účetní firmy. Obsahují přepis přijatých a vydaných faktur, bankovních výpisů atd. Pro potřeby finanční analýzy se z účetního deníku dají vytáhnout například data o všech nákladech a výnosech, které máte v účetnictví. Stačí průměrná znalost excelu.
Co potřebujete
Především vyexportovat účetní deník do tabulky v excelu. To umožňuje každý účetní program, nejrozšířenější Pohoda trochu krkolomně – přes export agendy, Flexi Bee přímo nabízí export do excelu, když účetní deník otevřete. Detailní návod, jak deník stáhnout připojím na konci.
Jak potom identifikujete například záznamy, které obsahují náklady? Nechci zabíhat do účetní teorie, takže popíšu velice zjednodušeně. V tabulce vyfiltrujete záznamy, které ve sloupci MD (Má dáti) nebo D (Dal) začínají pětkou. Na nich jsou zaznamenány pohyby na nákladových účtech roztříděných podle účetní osnovy. Co je účetní osnova jsem psal zde. Pětku mají v účetní osnově vyhrazenou právě nákladové účty. Na straně MD se evidují přírůstky, na straně D úbytky (na každé straně je pohyb s jiným znaménkem). Možná to zní složitě, ale zkuste se podívat na příklad v excelu.
A potom už pracujete se záznamy všech zaúčtovaných nákladů. Co záznam, to například přijatá faktura. Můžete se podívat, do které skupiny vám jí účetní zaúčtoval. Data máte v excelu, takže můžete skupiny měnit, přepisovat atd. Můžete si nad seznamem postavit kontingenční tabulku a třídit si data podle měsíců atd.
Analogicky potom můžete vyfiltrovat i záznamy, které obsahují záznamy o vašich výnosech. Stačí vyfiltrovat záznamy, které ve sloupcích D nebo MD začínají šestkou. Tu mají v účetní osnově vyhrazenou výnosové účty.
Když ovládáte vzorce v excelu, je pro vás výše popsané naprostá hračka. Pro ilustraci připojím na konci ukázku upraveného účetního deníku, vzorce označím žlutě, takže je případně můžete zkopírovat.
K čemu to všechno je
Eshopaři většinou sledují prodejní data. Ta berou z prodejní konzole – například Shoptetu, případně jiné. Dokážou tak spočítat prodejní marži plus náklady na zboží, které jsou většinou v e-shopu největší nákladovou položkou. Ale náklady na zboží nejsou jedinými náklady, které e-shop platí. Je potřeba doplnit do celkového obrázku náklady, které v Shoptetu nenajdete. Například mzdy. A k tomu potřebujete účetní data.
Excel má tu výhodu, že ho můžete přepisovat. Můžete si data třídit. Vytvářet tabulky. Vlastní kategorie, zkrátka s daty pracovat, hrát si s nimi. Excel je k tomu ideální nástroj, stačí jenom mít chuť. A podle mé zkušenosti e-shopaři většinou k číslům mají vztah. A není nakonec online svět hlavně o práci číslech a datech?
jak stáhnout účetní deník z FlexiBee :
z menu účetnictví / účetní výstupy / účetní deník, V průvodci vyberte období, nejlépe podle data zdanitelného plnění. Poté, co se deník nahraje je na konci horní lišty ikona se dvěma šipkami, pod ní nabídka Export do excelu.