K napsání článku mě přivedly dotazy klientů účastníků e-shop klubu mladého podnikatele. Děláte-li finanční analýzu e-shopu, neobejdete se bez vstupních dat. Zdrojů dat je několik, ale jedním z nich je účetnictví. A v něm je potřeba zaúčtovat faktury a účetní operace v rozumné struktuře. A k tomu právě slouží účetní osnova. Je to vlastně zadání pro účetního, v jaké struktuře chcete mít data zaúčtována.
Co je účetní osnova?
Níže přiložím několik konkrétních příkladů toho, jak účetní osnova může vypadat. Je to vždy číslo účtu, na který bude zaúčtovaná operace a jeho název. Základní struktura účetní osnovy je daná (myslím 😊) zákonem o účetnictví, ale osnovu si můžete přizpůsobit podle svých potřeb. Zdůrazňuji slovo potřeb. Neexistuje jediná univerzálně platná osnova pro všechny. Každá firma má jinou strukturu nákladů, jiné dodavatele, jiné procesy a jiného majitele nebo manažera, který má své vlastní požadavky na to, co chce ve firmě sledovat.
Jak přizpůsobit účetní osnovu?
Zkuste se inspirovat na příkladech. Asi nejdůležitější část se týká nákladů a výnosů (to jsou účty, které začínají na 5 nebo 6), začněte tím, že roztřídíte třeba náklady na online marketing podle kanálů (Google, Seznam, Heuréka…), nebo náklady na dopravu podle dopravců. Nebo výnosy podle zemí. V každém případě osnovu byste měli přizpůsobovat s ohledem na to, co chcete sledovat. Ve většině případů chcete vidět strukturu nákladů, které odpovídají vašemu business plánu.
Na co si dát pozor?
Nic nepřehánějte. Dělit náklady na podrobné kategorie má smysl, když například představují velké procento celkových ročních nákladů (točí se v nich hodně peněz). Také nezapomínejte, že účetní musí poznat, do které kategorie doklad nebo faktura patří, tj. budete mu muset doklady roztřídit. Nebo říct, co kam patří. Abyste si na sebe neupletli bič.
Kromě toho účetní osnova není jediný nástroj, jak třídit náklady v účetnictví. Můžete využít třídění záznamů podle středisek (e-shop, velkoobchod, prodejna), podle partnerů, zakázek. To vám umožní použít minimálně tři další dimenze jak třídit data. A třídění dat je ve finančním řízení e-shopu klíčová věc. Když máte data v hodně podrobných kategoriích, vždycky je dokážete sečíst. Ale obráceně to nejde. To se pak musíte vrátit na začátek a procházet například faktury ručně. A to se nikomu nechce.
Takže tady jsou ty slíbené ukázky. Části, které vás budou zajímat nejvíc jsem vybarvil zeleně.